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Cómo poner en marcha su servicio de secretaria online

Los primeros días (o semanas) después de contratar una secretaria online pueden ser un desafío. No sólo tiene un nuevo canal de comunicación para realizar un seguimiento, sino que también cuenta con un equipo completamente nuevo de telesecretarias que están respondiendo sus llamadas, lo que, por supuesto, desea atender perfectamente. Además de todo eso, tiene un negocio que administrar. 

Como somos expertos en todo lo relacionado con el servicio de recepción de llamadas, creamos una guía rápida de 7 puntos para ayudarle. 

# 1 Conozca su número de desvío

En general, los servicios de recepción de llamadas funcionan según el principio del desvío de llamadas. Le proporcionan un número de teléfono designado en el centro de atención telefónica, y usted desvía sus teléfonos de su oficina a ese número cuando desea que la secretaria online atienda sus llamadas. Por lo general, tiene la opción de publicar ese número por separado (por lo que las llamadas irán directamente al servicio contratado), desviando sus líneas actuales (donde usted decide cuándo la telesecretaria atiende sus llamadas), ¡o ambos! Independientemente del método que elija, es importante que tenga ese número a mano para que usted o cualquier persona en su oficina pueda enrutar las llamadas a su proveedor de servicios de telesecretariado.

# 2 Póngase en contacto con su proveedor de telefonía

Una vez que haya contratado un servicio de recepción de llamadas, necesitará comunicarse con su proveedor de telefonía. Si no está seguro de cómo desviar sus lineas, ellos le pueden ayudar. Si no tiene el desvío de llamadas activado en su teléfono comercial, también pueden ayudarlo con esto. De la misma forma, ellos pueden informarle sobre los diferentes métodos de desvío que ofrecen y cuál sería la mejor opción para su negocio. Por ejemplo, el desvío de llamadas condicional permitiría que las llamadas lleguen a usted antes de enrutarse a su telesecretaria. De esta manera, tiene la oportunidad de responderlas antes que nadie. Otra opción sería el desvío de todas las llamadas, que envía sus llamadas directamente al número asignado. Esta opción sería excelente durante las horas posteriores al cierre de su oficina, fines de semana y días festivos con el fin de  evitar el tiempo de espera para las personas que llaman. Tenga en cuenta que no todos los proveedores de teléfonos ofrecen estas opciones, por lo que es importante ponerse en contacto con ellos desde el principio.

# 3 Haga llamadas de prueba

Suponiendo que su secretaria online ya dispone del protocolo de atención telefónica sobre cómo desea que se gestionen sus llamadas, lo siguiente que querrá hacer es hacer llamadas de prueba para ver cómo funciona el servicio. Piense en esto como formar a un nuevo empleado que contrataría en su propia oficina. Querrá ver cómo el nuevo empleado atiende las llamadas, y probablemente terminará ajustando algunos de sus protocolos para aprovechar al máximo su nueva contratación. Las secretarias online operan con la misma curva de aprendizaje. Debido a que los servicios de telesecretariado suelen ofrecer algún tipo de periodo de prueba gratuito, usted realmente no está pagando por esa curva de aprendizaje, dado que las llamadas de prueba se realizan durante esa fase. De esa manera, puede solucionar cualquier problema que pueda encontrar, y no tendrá que pagar las llamadas que ha realizado. Muchas veces las personas directamente desvían sus líneas antes de hacer cualquier llamada de prueba, lo que podría dar lugar a muchos errores y clientes descontentos.

 

# 4. Ajuste su dinámica de atención telefónica

Después de algunas llamadas de prueba, es posible que la forma en que las telesecretarias manejan sus llamadas no sea el 100% de lo que había imaginado. A veces, lo que funciona mejor para atender llamadas en su propia oficina no es lo que funciona mejor para una telesecretaria que atiende sus llamadas. Haga una lista de todos los cambios o modificaciones que desea y hágaselo saber a su nuevo proveedor. Otra excelente manera de hacer ajustes es escuchar las llamadas. Si su servicio graba las llamadas telefónicas, puede obtener un feedback de lo que sus llamantes están preguntando o buscando. Esta es una gran oportunidad para agregar preguntas frecuentes y actualizar su protocolo de de atención de llamadas en consecuencia.

# 5. Conozca a su telesecretaria

Es importante saber a quien puede contactar dentro de su servicio de recepción de llamadas. ¿Hay un departamento de atención al cliente? ¿Tiene un representante de cuenta específico? ¿Puede llamar a su número de desvío directamente y hacer que las secretarias realicen cambios? Todas estas son excelentes preguntas para hacerle a su proveedor de servicios para que sepa exactamente a quién llamar cuando necesite asistencia. Si tiene que pasar por un servicio de atención al cliente, también debe averiguar en que horario trabajan y si hay un protocolo que puede seguir si necesita ayuda inmediata fuera de ese horario.

# 6. Dedíquese a lo importante

Ahora que ya conoce su nuevo número de desvío, conoce las secuencias que tiene que marcar para activar y desactivar el desvío, realizó llamadas de prueba e hizo los ajustes necesarios en su protocolo de atención a sus clientes, está preparado para poner en marcha el servicio. Después de desviar su línea, realice una última llamada de prueba desde un teléfono diferente, solo para asegurarse de que el desvío funciona correctamente, y ya puede empezar a gestionar su negocio de la forma habitual, pero sin interrupciones!

 

# 7. Revise periódicamente

Siempre es una buena idea hacer alguna llamada de prueba puntual a su telesecretaria  para asegurarse de que las cosas siguen funcionando sin problemas. Algunas personas dejan sus cuentas sin tocar durante meses o años, sin realizar actualizaciones de ningún tipo. Sí bien esto no es necesariamente algo malo (si no está roto, no lo arregles, ¿verdad?), es importante tener en cuenta que las secretarias online son sus empleadas virtuales, y los empleados necesitan dirección. Por ejemplo, si sus precios han aumentado o sí su oficina ha cambiado de dirección, querrá asegurarse de que su telesecretaria está al tanto de eso, de lo contrario, proporcionará información inexacta a sus clientes.