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10 señales de que tu negocio necesita una telesecretaria

Es muy emocionante comenzar tu propio negocio. Puedes convertirte en tu propio jefe, establecer tus propios horarios y explorar tus pasiones. Pero estas libertades recién descubiertas también van de la mano con algunas responsabilidades nuevas, y para que tu nueva empresa sea un verdadero éxito, tendrás que esforzarte mucho. Muy a menudo los propietarios de pequeñas empresas terminan trabajando demasiado duro y demasiadas horas al día y les resulta difícil aceptar la ayuda de otros. Pero si deseas que tu negocio tenga éxito, debes aceptar el hecho de que no siempre puedes hacerlo todo por tu cuenta. Habrá momentos en los que necesitarás delegar tareas y externalizar para poder crecer y uno de los primeros pasos en esta dirección es invertir en un servicio de recepción de llamadas profesional.

Pero, ¿cómo podría tu negocio beneficiarse exactamente de un servicio de telesecretariado? Más importante aún, ¿cómo sabes cuándo es el momento de ponerte en contacto con un proveedor de servicios de atención telefónica y preguntar acerca de sus ofertas? Según nosotros, estos son los diez principales signos de que tu empresa necesita una secretaria online.

1. Su negocio está creciendo rápidamente

Es bastante fácil manejar una empresa al principio cuando solo tiene unos pocos clientes que atender. Pero para proporcionar un servicio de calidad y mantener a todos esos clientes, también debes asegurarte de que cada proceso asociado con la entrega de productos y servicios sea totalmente transparente en todo momento. Un proceso simple que tiende a pasar desapercibido cuando un negocio está creciendo es contestar teléfonos y lidiar con mensajes importantes. Es difícil para un profesional que trabaja sólo o un equipo muy pequeño atender el teléfono con toda la atención que se merece y no todos los autónomos y las pequeñas empresas pueden justificar el gasto de contratar a una recepcionista a tiempo completo. Al contratar los servicios de una secretaria online, estarás seguro que tus llamadas serán atendidas en todo momento. Esto libera tu tiempo y te permite enfocarte en otros aspectos mas importantes de tu negocio en crecimiento.

2. Estás dando tu número privado a los clientes

Como propietario de una pequeña empresa, te puede encontrar en algunas situaciones en las cuales no tienes más remedio que facilitar tu número de teléfono móvil a los clientes. Pero si haces esto con demasiada frecuencia o dependes demasiado de tu teléfono móvil privado como medio para administrar tu negocio, tu privacidad y también tu reputación profesional podrían verse afectadas.

Después de todo, al administrar tu negocio desde un teléfono móvil, la imagen que estás transmitiendo a tus clientes es de un negocio pequeño y sin consolidar. Esto podría influir de forma negativa también a los posibles clientes. No en ultimo lugar, al facilitar tu número privado, disminuye una barrera importante entre tu vida laboral y tu vida privada. Al contratar un servicio de telesecretariado, puedes beneficiarte de un teléfono fijo provincial, una linea telefónica gratuita o incluso una numeración internacional  que reforzará tu reputación y salvaguardará tu información personal.

 

3. Estás respondiendo llamadas en tu tiempo libre

Aunque en nuestros días vivimos con el teléfono en la mano, no deberías estar encadenado al móvil y, por muchas responsabilidades que tengas como propietario de una empresa, esto no significa que debas sacrificarlo todo por estar disponible día y noche para tus clientes. Es por eso que si te sientes abrumado por el volumen de llamadas telefónicas que recibes durante tu tiempo de descanso, puede ser el momento de invertir en un servicio de recepción de llamadas profesional. Al contratar un paquete asequible de un proveedor de servicios de telesecretariado, puedes relajarte y disfrutar de tu tiempo libre sin tener que preocuparte por las llamadas perdidas. Después de todo, el hecho de que tengas un negocio del que eres responsable no significa que tengas que renunciar a descansar. Para tener éxito a largo plazo y también preservar tu salud mental y física, debes desconectar y disfrutar de lo que más te gusta.

4. No puedes encontrar personal cualificado

Incluso si tienes suficiente presupuesto asignado para contratar a una recepcionista a tiempo completo, a veces es posible que no puedas encontrar el profesional que estás buscando para cubrir este puesto. Dependiendo de la zona de donde esté ubicado tu negocio, es posible que no puedas encontrar una gran recepcionista de inmediato. Ahí es donde puedes empezar a valorar un servicio de recepción de llamadas profesional como una posible opción. Puede ser una medida provisional mientras continúas con tu búsqueda de personal interno, o si estás satisfecho con los resultados de tu proveedor de servicios de telesecretariado, puedes ahorrar mucho tiempo y dinero al mantener estos servicios .

5. Tu horario comercial te limita

Como hemos mencionado anteriormente, uno de los aspectos más atractivos de comenzar tu propio negocio es elegir tu propio horario de trabajo. Pero al elegir esas horas, también puedes terminar corriendo el riesgo de perder ventas. No puede estar al teléfono en todo momento, y no puedes conseguir tiempo libre de calidad sin desconectar. En este caso una alternativa viable es utilizar una secretaria online que atienda tus llamadas fuera de horario. Al invertir en un paquete asequible con un proveedor de servicios de recepción de llamadas profesional, puedes informar de tu horario a tus clientes o posibles clientes  y puedes respirar tranquilo sabiendo que no importa a que hora te van a llamar porque tu negocio seguirá funcionando sin ti.

 

6. La productividad es baja

¿Sientes que tú y tu equipo están perdiendo el tiempo respondiendo llamadas frecuentes? Sí tu empresa tiene un gran volumen de llamadas entrantes, ha llegado la hora de delegar. Corres el riesgo de que otras tareas realmente importantes se queden en stand by con la consecuencia de que la productividad se vea afectada. Afortunadamente para ti y tu negocio, este no tiene porque ser el caso. Contratar un servicio de recepción de llamadas puede evitar la pérdida de productividad y mejorar las cosas. Tu secretaria online atenderá todas las llamadas telefónicas de tu empresa con el consiguiente ahorro de tiempo para tu equipo, tiempo que podrán emplear en aumentar la productividad, generando oportunidades de venta y obteniendo ganancias.

 

7. Tienes un negocio online

Hasta hace bastante poco era casi imposible administrar un negocio de éxito sin una oficina física. Pero hoy en día, a menudo se necesita poco más que una buena conexión a internet y una gran ambición. Una gran proporción de las empresas de todo el mundo, hoy en día funcionan en gran medida (sí no completamente) online, y en muchos casos, esto se puede hacer de manera increíblemente efectiva. Siempre que un modelo de negocio sólo online se ajuste a la estrategia general de su empresa, puede administrar fácilmente una pequeña empresa de forma remota. Dicho esto, hay elementos de los negocios online que pueden no resultar atractivos para todos sus clientes. Algunos de ellos querrán un número para llamar, y otros querrán tener la tranquilidad de que están tratando con una organización establecida y de buena reputación. Un servicio de atención telefónica profesional ayudará a su negocio online en proyectar una imagen formal al informar a los clientes que su negocio tiene vínculos con el mundo real.

 

8. La mayoría de tus llamadas son sencillas

¿Tu empresa recibe muchas llamadas frecuentes? Las llamadas telefónicas de rutina pueden ser una gran pérdida de tiempo y energía. Es por eso que es posible empezar a considerar la posibilidad de externalizar su servicio de recepción de llamadas. Los servicios de atención telefónica profesional son una forma fantástica de abordar un gran volumen de llamadas telefónicas cortas y transaccionales para responder preguntas básicas y fáciles de responder. Una secretaria online capacitada podrá atender a todas estas preguntas fáciles y responder a cualquier consulta simple. A la vez, podrá transferirte las llamadas más importantes que solo tú puedes gestionar. Si deseas ofrecer un excelente servicio al cliente, no puedes permitirte el lujo de perder una sola llamada. Del mismo modo, un servicio de recepción de llamadas profesional puede servir como primera línea contra las llamadas comerciales y evitarte interrupciones innecesarias.

9. Tienes clientes multilingües

¿Tienes clientes reales o potenciales cuyo primer idioma no es el español? Las barreras del idioma pueden ser un gran problema para los propietarios de pequeñas empresas, y las llamadas en otros idiomas a menudo pueden ser un dolor de cabeza. Es posible que recibas llamadas en otro idioma y al no poder atenderlas pierdas clientes valiosos, por lo que vale la pena disponer de una secretaria online multilingue para atender llamadas entrantes desde el extranjero y haga que tus clientes se sientan cómodos en todo momento y causar la mejor impresión posible.

10. Tu presupuesto es bajo

Ya hemos hablado sobre los beneficios de contratar una secretaria online a tiempo completo, y para muchas empresas es una muy buena alternativa, incluso puede ser una buena opción para ti. Para un negocio incipiente, el presupuesto puede ser realmente una barrera a la hora de contratar personal. Sí aún no puedes permitirte el lujo de contratar una recepcionista o una secretaria a tiempo parcial o completo con el presupuesto que tienes, entonces tiene sentido buscar un servicio profesional de telesecretariado a un precio asequible.

¿Listo para empezar?

Al fin y al cabo, los servicios de recepción de llamadas profesionales no son para todos los negocios. Tu pequeña empresa puede funcionar sin la ayuda de un equipo de secretarias online profesionales a tiempo completo. Pero sí tu negocio está creciendo de forma muy rápida, tienes que sacrificar tu privacidad facilitando tu número privado a los clientes, o estás gastando gran parte de tu tiempo libre pegado a tu teléfono de trabajo, es posible que necesites contratar profesionales. Del mismo modo, sí tu presupuesto es bajo, no puedes encontrar el personal capacitado que necesitas, o sí tu horario comercial te impide conseguir nuevas ventas o cuentas más grandes, entonces es probable que sea hora de investigar un poco sobre los proveedores de servicios de recepción de llamadas para encontrar un servicio asequible y una solución profesional a tus problemas de atención telefónica.

 

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