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Consejos útiles para secretarias online

Un negocio que se dedica a servicios de telesecretariado y recepción de llamadas puede ser agotador. Está cargado de las necesidades de los clientes que acechan sus líneas y de los clientes y empresas que le contrataron para representarles.

En este sentido, si estás luchando para encontrar el equilibrio, debes saber que no eres el primero. Dicho esto, a tus clientes no les importan tus luchas. Esperan excelencia en todo momento y tienes la responsabilidad de superar esas expectativas.

En la mayoría de los casos, puedes sobrevivir simplemente teniendo en cuenta lo siguiente:

Sé profesional

Como secretaria online, los clientes esperan que les ofrezcas un servicio amable. Quieren recibir un trato cálido y acogedor. Sin embargo, existe la posibilidad de ser demasiado cálido y acogedor. Siempre debes recordar que la conversación tiene lugar en el ámbito laboral y combatir el impulso de adoptar un tono demasiado informal en tus interacciones con los clientes. La conversación se debe mantener centrada en las consultas del cliente y las ofertas de la empresa- cliente que representas.

Sé puntual

La forma más fácil de molestar a los clientes es hacerlos esperar. Uno o dos rings son aceptables, pero no debes superar el tercero. Incluso si tus clientes no están particularmente preocupados por la rapidez de tu servicio, debe mantener el estándar lo más alto posible. Los clientes notarán la rapidez del servicio y lo van a valorar. Las personas que llaman prestan mucha más atención a los detalles de lo que nosotros pensamos.

Mantén la calma

Decirle a un secretaria online que sea rápida no siempre acaba bien. A veces, lo único que conseguimos con esto es entrar en pánico y eso hace que las interacciones con los clientes sean caóticas. Antes de contestar una llamada, respira profundamente. Es un ejercicio muy simple pero te permitirá concentrarte en la llamada. También te ayudará a hablar de forma natural. Los clientes siempre van a notar el estado de ánimo de la persona con la que están hablando. Aprende a mantener el ritmo. Cuanto más controlada estás, más controlada será la conversación.

Sé atenta

Por lo general, las personas que llaman no suelen facilitar nuestro trabajo. Hablan más de lo necesario sin decir exactamente lo que quieren decir. Por lo tanto, puedes sentir la  tentación de dejar que tu mente divague. Peor aún, algunos secretarias online intentan realizar múltiples tareas abordando otros trabajos incluso cuando la persona que llama por teléfono aun está en linea.

Esto rara vez termina bien. Debes brindarle al cliente toda tu atención. Escucha cada palabra que dice para que puedas discernir el verdadero propósito de su llamada. Si la persona que llama se da cuenta de que estás distraído, se va a ofender. Sí le pides que repita la información que ya te ha facilitado, también se va a enfadar. Es mejor tratar a cada llamada con la importancia que se merece y esperar a que el cliente cuelgue para abordar otras tareas.

El trabajo de secretaria online es duro pero no es complicado. Lo hacemos todos los días para que puedas confiar en nuestro conocimiento y nuestra experiencia. La mayoría de los clientes solo quieren una interacción amigable, relajada y profesional por teléfono, y eso es lo que les ofrecemos día a día.

Secretaryhelp, secretaria online