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Cómo poner en marcha su servicio de secretaria online

Los primeros días (o semanas) después de contratar una secretaria online pueden ser un desafío. No sólo tiene un nuevo canal de comunicación para realizar un seguimiento, sino que también cuenta con un equipo completamente nuevo de telesecretarias que están respondiendo sus llamadas, lo que, por supuesto, desea atender perfectamente. Además de todo eso, tiene un negocio que administrar. 

Como somos expertos en todo lo relacionado con el servicio de recepción de llamadas, creamos una guía rápida de 7 puntos para ayudarle. 

# 1 Conozca su número de desvío

En general, los servicios de recepción de llamadas funcionan según el principio del desvío de llamadas. Le proporcionan un número de teléfono designado en el centro de atención telefónica, y usted desvía sus teléfonos de su oficina a ese número cuando desea que la secretaria online atienda sus llamadas. Por lo general, tiene la opción de publicar ese número por separado (por lo que las llamadas irán directamente al servicio contratado), desviando sus líneas actuales (donde usted decide cuándo la telesecretaria atiende sus llamadas), ¡o ambos! Independientemente del método que elija, es importante que tenga ese número a mano para que usted o cualquier persona en su oficina pueda enrutar las llamadas a su proveedor de servicios de telesecretariado.

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Aumentar el crecimiento de nuestro negocio

A medida que avanzamos en el nuevo año, muchas empresas están utilizando las experiencias y los errores de 2019 para determinar qué podrían hacer mejor y en qué áreas de su negocio quieren enfocarse para mejorar. Una de las principales áreas en las que se centrará la mayoría de los propietarios de negocios es el crecimiento, específicamente cómo hacer crecer su negocio para competir con rivales más grandes y  marcas más establecidas.  El uso de un servicio de recepción de llamadas puede hacer exactamente eso, simplemente ofreciéndole una gama de servicios que pueden aumentar su rentabilidad. ¿Cómo? Bueno, solo hay 5 formas:

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Conviértete en un nómada digital utilizando servicios virtuales

Convertirse en un nómada digital es un sueño hecho realidad para muchas personas.  Les brinda la oportunidad de trabajar desde cualquier lugar que desean, ya sea desde su hogar o desde el otro lado del mundo.  Mientras tengan una buena conexión a internet y un dispositivo desde el que pueden trabajar, pueden viajar y administrar un negocio al mismo tiempo.  Sin embargo, deben poder mantener las cosas en funcionamiento, ya sea que se traten de una operación de una sola persona o que tengan un equipo de personas con las que trabaje.  Los servicios virtuales pueden hacer que sea más fácil ser un nómada digital y mantener su negocio en marcha.

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Subcontrata el servicio de atención telefónica

Los autónomos y dueños de pequeños negocios trabajan muy duro a diario. En un momento tienen que tratar con un proveedor difícil y al siguiente están respondiendo las llamadas telefónicas entrantes. Una hora después de eso, podrían estar actuando como un especialista en informática interno y 10 minutos más tarde tratando de hacer un trabajo para obtener algunos ingresos. El cambio constante de una tarea a otra puede ser realmente agotador.

Las investigaciónes de hoy en día han demostrado que un gerente promedio puede pasar hasta el 25% de su tiempo ocupándose de tareas relacionadas con responder llamadas entrantes y atender asuntos administrativos menores. Por nuestra experiencia sabemos que sólo una de cada 10 llamadas entrantes realmente necesita atención inmediata. En lugar de tener que perder su valioso tiempo trabajando en un 90% en algo que sólo es una distracción, podría considerar contratar un servicio de secretaria online como Secretaryhelp para gestionar sus llamadas telefónicas y reinvertir el tiempo en tareas que realmente ayudan a levantar el negocio.

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Encuentra una telesecretaria que se preocupe por tu negocio

¿Cuándo fue la última vez que tuvo una experiencia tan excelente en un negocio que lo recomendó a un amigo o compañero? Desde la cafetería que visita todas las mañanas hasta la empresa de la que le compra suministros de oficina: cada encuentro es importante. Y cuanto más positiva sea una experiencia, mayores serán las posibilidades de que pases de ser un cliente a un defensor de la marca.

Cada vez que un cliente llama a su oficina, se le presenta la oportunidad de nutrir esa relación. Si actualmente está considerando contratar un servicio de secretariado online para administrar sus llamadas, es posible que le preocupe el efecto que esto pueda tener en su relación con sus clientes o pacientes. 

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Felices fiestas y próspero año 2020

Empezamos el nuevo año con mucha ilusión y repleto de nuevos proyectos. Desde aquí, un saludo muy especial y nuestros mejores deseos de año nuevo lleno de éxitos para todos los clientes de Secretaryhelp telesecretarias. Agradecemos la confianza depositada en nuestra empresa y esperamos poder consolidar nuestra relación durante el año que va a empezar. Esto nos compromete a seguir creciendo, como empresa y como equipo, trabajando duro y mantenernos fieles a nuestros principios y a nuestra manera de hacer las cosas.

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Consejos útiles para secretarias online

Un negocio que se dedica a servicios de telesecretariado y recepción de llamadas puede ser agotador. Está cargado de las necesidades de los clientes que acechan sus líneas y de los clientes y empresas que le contrataron para representarles.

En este sentido, si estás luchando para encontrar el equilibrio, debes saber que no eres el primero. Dicho esto, a tus clientes no les importan tus luchas. Esperan excelencia en todo momento y tienes la responsabilidad de superar esas expectativas.

En la mayoría de los casos, puedes sobrevivir simplemente teniendo en cuenta lo siguiente:

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Consejos para la atención telefónica de tu empresa

La forma en la que su empresa responde al teléfono puede desempeñar un papel fundamental para brindar un excelente servicio de atención al cliente . Pero, ¿sabe qué pasos tiene que seguir para asegurarse de que los miembros de su equipo estén contestando el teléfono correctamente?

10 consejos para comenzar o mejorar la forma en que se administran las llamadas telefónicas en su negocio.

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10 señales de que tu negocio necesita una telesecretaria

Es muy emocionante comenzar tu propio negocio. Puedes convertirte en tu propio jefe, establecer tus propios horarios y explorar tus pasiones. Pero estas libertades recién descubiertas también van de la mano con algunas responsabilidades nuevas, y para que tu nueva empresa sea un verdadero éxito, tendrás que esforzarte mucho. Muy a menudo los propietarios de pequeñas empresas terminan trabajando demasiado duro y demasiadas horas al día y les resulta difícil aceptar la ayuda de otros. Pero si deseas que tu negocio tenga éxito, debes aceptar el hecho de que no siempre puedes hacerlo todo por tu cuenta. Habrá momentos en los que necesitarás delegar tareas y externalizar para poder crecer y uno de los primeros pasos en esta dirección es invertir en un servicio de recepción de llamadas profesional.

Pero, ¿cómo podría tu negocio beneficiarse exactamente de un servicio de telesecretariado? Más importante aún, ¿cómo sabes cuándo es el momento de ponerte en contacto con un proveedor de servicios de atención telefónica y preguntar acerca de sus ofertas? Según nosotros, estos son los diez principales signos de que tu empresa necesita una secretaria online.

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7 sectores que pueden beneficiarse de un servicio de recepción de llamadas

A menudo, los servicios de recepción de llamadas están asociados con negocios corporativos muy grandes que experimentan un volumen de llamadas diarias difícil de manejar. Aunque esto sea cierto, casi todas las empresas en todos los sectores pueden beneficiarse del uso de un servicio de atención telefónica externo. Los beneficios no se limitan sólo a un mejor servicio al cliente, sino también en permitir que el personal de una empresa asigne mejor su tiempo y sus recursos.

Hoy vamos a echar un vistazo a 7 sectores diferentes que pueden utilizar un servicio de secretariado online.

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